Préparer une conférence multilingue

Confirmez les langues de travail, le mode d'interprétation et le nombre de salles en parallèle. Cela détermine le nombre de cabines, l'effectif d'interprètes et le matériel. Verrouillez le plan de salle et confirmez la ligne de vue de chaque cabine vers la scène ou un retour vidéo.

Rédigez la matrice linguistique : quelles délégations parlent quoi, quelles sessions exigent quels canaux, et si un relais sera nécessaire pour les combinaisons rares.

Contractualisez l'équipe d'interprètes. Partagez l'agenda provisoire, la liste des intervenants et les éditions précédentes. Ouvrez un espace partagé pour les documents et désignez un responsable terminologie unique côté client.

Confirmez le matériel : cabines ISO 4043, récepteurs numériques (un par délégué, plus des réserves), techniciens, câblage et — pour les événements hybrides — la plateforme RSI et la connectivité de secours.

Livrez les discours définitifs, les diaporamas, les vidéos et les glossaires. Fournissez les noms et titres avec les diacritiques corrects. Confirmez le déroulé minute par minute, incluant les contenus pré-enregistrés, remises de prix, tables rondes et Q&R.

Briefez les intervenants : discipline micro, rythme de lecture, signaux pour les interprètes. Dix minutes de répétition économisent une heure de rattrapage.

Interprètes et techniciens arrivent au moins 90 minutes avant le début. Test son de chaque cabine et de chaque zone d'audience. Le chef d'équipe fait un tour de salle avec le client pour caler les derniers ajustements.

Pendant l'événement, gardez un canal ouvert entre la cabine et la régie. Si un intervenant s'écarte du script, les interprètes doivent le savoir. Si une vidéo passe, l'audio doit arriver au mixeur de cabine, pas seulement à la sono.

Faites un débrief sous huitaine. Retenez ce qui a fonctionné, ce qu'il faut changer, et archivez le glossaire — il constituera la base de départ de l'édition suivante.